|
Objet : nouveau contrat de gestion CTB/Etat belge.
INTRODUCTION.
Le 23 octobre, la CTB et l'Etat belge ont signé un nouveau
contrat de gestion, publié au Moniteur du 21.11.2002. Un
groupe de travail a été constitué fin novembre
2002 pour élaborer des propositions pour la mise en oeuvre
de ce nouveau contrat de gestion. Basé sur l'expérience
du premier contrat de gestion, ce second contrat est conçu
pour améliorer la qualité des projets et programmes
et pour tenir compte des évolutions de la coopération
au niveau international. Un changement des modalités de mise
en oeuvre de la coopération et une harmonisation des procédures
sont les enjeux à court et moyen terme.
Le groupe de travail a formulé des propositions dans la perspective
d'aboutir à une décentralisation (déconcentration)
plus grande dans les diverses étapes du cycle projet/programme
exécutées en régie ou en cogestion. Il a également
été inspiré par un souci de simplification
afin d'éviter la duplication des tâches et de raccourcir
les délais d'exécution.
Une division claire des tâches et une collaboration étroite
des différents intervenants tant à Bruxelles que dans
les pays partenaires sont essentielles pour la mise en oeuvre de
ce second contrat de gestion. Afin d'établir un cadre commun,
trois documents ont été mis au point par le groupe
de travail. Ils ont été soumis pour avis à
la DG-J et à l'Inspection des Finances. Ils ont par la suite
été amendés pour tenir compte des avis remis.
Ils ont été approuvés par l'autorité
politique.
LES DOCUMENTS.
Vous trouverez en annexe (1 à 3) les trois documents qui
sont destinés à servir de cadre de référence
aux divers intervenants pour l'application du nouveau contrat de
gestion. Il s'agit :
- du contenu d'une identification et du rapport de formulation
- des "Etapes du circuit Identification - Formulation - Mise
en oeuvre d'une Prestation classique et responsabilités des
différents acteurs impliqués après l'approbation
du PIC"
- d'un modèle de convention spécifique pour l'aide
projet.
Ces documents devront vraisemblablement être adaptés
à la lumière de l'expérience. Une première
révision est prévue après septembre 2003 (un
des thèmes des journées des attachés). Vous
trouverez ci-après des explications complémentaires
concernant la portée de ces documents e.a. pour la période
transitoire.
Document 1 relatif au contenu de l'identification
et du rapport de formulation (annexe
1).
1.1 Identification
Il convient de se rappeler qu'une des innovations du second contrat
de gestion implique que la convention spécifique est signée
après l'identification. Dès lors, le dossier d'identification
doit comporter les éléments qui permettent aux instances
compétentes (administration, IF, autorités politiques)
de prendre une décision en ce qui concerne le financement
de l'intervention et de prendre un engagement juridique vis-à-vis
du pays partenaire. Dans ce contexte, 14 points ont été
prévus. Il va de soi que leur application sera fonction des
particularités de chaque intervention.
Etant donné que le contrat de gestion est d'application depuis
le 1er janvier 2003, il a été convenu qu'à
titre transitoire, pour les identifications en cours depuis plusieurs
mois, il conviendra d'adapter le dossier d'identification afin de
rencontrer au mieux les 14 points prévus. Il n'est en aucun
cas nécessaire de réétudier les informations
qui seraient déjà contenues dans les notes de stratégie
ou dans les PIC. La CTB a offert sa collaboration de manière
à ce que les RP puissent examiner avec les attachés
la manière la plus souple et la plus adéquate de rencontrer
les obligations issues du nouveau contrat de gestion. Il est également
demandé aux attachés de signaler à la DGCD
les difficultés rencontrées et les points d'achoppement
pour l'adaptation des dossiers d'identification, et de faire des
propositions constructives le cas échéant.
En ce qui concerne tout particulièrement l'analyse du risque
(point 11), cet élément sera progressivement développé
pour répondre à l'évolution des approches de
coopération au développement et le besoin impératif
d'une harmonisation des procédures des bailleurs de fonds.
Il y a lieu de mentionner que dans le cadre de COPERNIC, les risques
sont définis comme facteurs susceptibles d'affecter la réalisation
des objectifs fixés par le management. L'analyse consiste
en l'évaluation des risques (nature), leur impact et leur
probabilité de matérialisation. Une information complémentaire
vous parviendra concernant la manière dont d'autres coopérations
intègrent déjà cet élément.
1.2 Formulation
La formulation comprend notamment les éléments repris
dans le document n° 1. Elle est entreprise après la signature
de la convention spécifique et constitue en fait la première
étape de l'exécution de la prestation.
Document 2 : Etapes du circuit identification
- Formulation - mise en oeuvre et responsabilités (annexe
2). Nederlandstalige versie
van annexe 2.
Ce document sert à illustrer comment se déroulera
le cycle et quelles seront les responsabilités des intervenants.
Il a été estimé souhaitable au stade actuel
et vu les nouveautés dans le cadre du nouveau contrat de
gestion, de détailler au maximum les différentes étapes.
J'attire plus particulièrement l'attention sur l'étape
de transmis du dossier d'identification à Bruxelles. Ce dossier
comporte l'identification, un projet de convention spécifique
et une offre de prix de la CTB pour la formulation. La DGCD vérifie
notamment l'adéquation du dossier par rapport au PIC adopté
avec le partenaire ainsi que la disponibilité budgétaire,
avant de le présenter à l'instance politique via l'Inspecteur
des Finances. Cette nouvelle répartition du travail est d'application
pour les dossiers d'identification n'ayant pas encore fait l'objet
d'une demande de formulation à la CTB Bruxelles.
Document 3 : projet de convention spécifique
(annexe
3).
La DGCD, en étroite collaboration avec la CTB et après
avoir recueilli les avis de DGJ et de l'Inspection des Finances,
a élaboré un document de référence pour
les conventions spécifiques à signer avec le partenaire
pour les projets ou programmes en régie et en cogestion.
Pour les interventions dans le cadre de la coopération financière
(aide budgétaire, basket funding, aide à la balance
des paiements), le contenu des conventions sera décidé
au cas par cas. Il y a lieu de respecter les règles de contrôle
administratif et budgétaire, ainsi que les délégations
telles qu'elles existent actuellement. Des avis pourront être
demandés le cas échéant à la DGCD ou
à la DGJ lorsque l'attaché rédigera le projet
de la convention spécifique. Depuis la délégation
au chef de poste de la signature des conventions spécifiques
ou échange de lettres, il appartient au Directeur général
de la DGCD d'autoriser cette signature.
*****
DOSSIER TECHNIQUE ET FINANCIER (DTF).
Après l'analyse du dossier technique et financier par la
SMLC, celui-ci est joint à la convention spécifique
par échange de lettres (et non par note verbale). En effet,
ce sont les parties (Etat belge/Etat partenaire) à qui il
revient d'approuver le DTF. Le dossier sera soumis à l'IF
dans les cas où il en aura fait la demande expresse lorsque
le dossier d'identification lui a été soumis.
*****
Pour conclure, il y a lieu de souligner que le nouveau mode de
travail qui va se mettre en place requiert une collaboration très
étroite entre les intervenants, dans un souci d'efficacité.
Les lignes directrices transmises par le présent TELOP le
sont dans l'attente d'un document plus élaboré, que
la DGCD va mettre au point dans les prochaines semaines. Elles sont
destinées à guider les attachés dans l'application
du nouveau contrat de gestion. Les attachés sont invités
à adapter au mieux les dossiers d'identification.
(MVD-D00).
|
